お久しぶりです。
気づけば１年以上も記事を更新していませんでした。
何か書かねば…と思うものの何を書いていいのかわからず１年以上も経っていました。
みなさんからもっと質問コメントもらえたら書くモチベーションも上がるんですが…(笑)
さて、今回も質問に答えていきたいと思います。
きなり さんより
次の4月より学校事務職員として働くことになった者ですが、お伺いしたいことがあります。
総務・経理等のスキルがないので事前勉強をしたいのですが、業務説明会では 「最低限パソコン(MOS)のスキルの勉強をしてもらえれば」としか言われず…。独学で扶養など社会制度の勉強をしています。
「これをやっておけば」「スキルという程ではないけど この知識がないと意外と困るな」などのご経験があれば、お手隙の際にでもご教示いただきたいです。
面接対策中には 少しでも現場の方の実情が分かればと、こちらのブログを拝見し 将来自分が働く姿を思い浮かべる貴重な材料にさせて頂きました。
お手隙の際にご教示いただければありがたいです。
きなりさんご質問ありがとうございます。
今回の質問の要点は以下のとおりですね。
- 学校事務職員として働く前にやっておくとよいことはある？
学校事務職員として働く前にやっておくとよいこと
まずはエクセル関数を少しでも覚える！
以前の記事で少し書きましたがまずはエクセルを少しでもできるとスタートダッシュができます。
学校事務職員は業務のほとんどでエクセルを使用するのである程度エクセル関数を覚えておくことをオススメします。
sum関数は当たり前のことですが、vlookupやif関数は覚えておくとかなり業務に役立ちます。
ただ、それらの関数を覚えてもどの場面で使うのかイメージができないと思うのでまずは関数の役割だけ覚えておいてください。
仕事を覚えていくうちに
ここでこの関数を使えば効率的に業務が進められるな！
と気付くと思います。
与えられた仕事を何も考えずに行うのではなく、どうやったら効率的にミスなく進められるかを常に考えていると自然とエクセルは覚えていきます。
扶養などの社会制度を少し勉強しておく
きなりさんが独学で扶養などの社会制度を学んでいるとのことで、とても素晴らしいと思います。
扶養などの制度は初任者研修で一通り教えてもらえるのですが、内容が幅広く深いので研修だけでは理解できないのが実情です。
私も学校事務職員になって何年か経ちますが、未だに経験したことのない事例にあたると、１から調べ直して認定作業に当たることもよくあります。
学校事務職員が取り扱う扶養も色々あり
- 扶養手当
- 所得税法上の扶養
- 共済組合の扶養
と大きくわけて３パターンあります。
これらの扶養にできる条件も違ってくるのが複雑なところです。
扶養の条件である所得の算出方法も所得税法上の扶養と扶養手当では違うため、所得税法上の扶養には入れられるけど扶養手当は認定できないなんてパターンもあります。
上記のことで職員が納得せずに揉めるなんてことも時々あるため、扶養などの社会制度を軽くでいいので学んでおくことをオススメします。
4月の全職員への自己紹介のときのセリフを考えておく
最後に4月は、勤務校で全職員の前で自己紹介する場面があります。
そのときのセリフを考えておくといいですね。
学校事務職員は全職員に誰よりも顔と名前を覚えてもらうのがとても重要なのでしっかりと印象に残る挨拶を心がけましょう。
4月に新規採用された○○と申します。わからないことだらけですが一生懸命仕事を覚えますのでよろしくお願いします！
だとインパクトに欠けるので
4月に新規採用された○○と申します。筋トレが趣味で体を鍛えているので事務仕事だけでなく力仕事も任せてください！
4月に新規採用された○○と申します。子どもの頃好きだった給食は○○でした！また○○が食べられることがとても楽しみです！
など少し変わった自己アピールを交えて挨拶すると先生方も早く名前と顔を覚えてもらえると思います。
また、学校によりますが、全校児童生徒やPTAの保護者の前での挨拶をする場面もあるかと思います。
場面ごとにターゲットに合わせた自己紹介をするのもいいでですね。
たとえば児童生徒向けには
4月からこの学校で働くことになった○○と言います。子どもの頃はポケモン256匹の名前を覚えていました！今度はみなさんの名前を覚えたいです！
なんて言うと、その日のうちに子ども側から声をかけてもらえると思います。
学校事務職員は予想以上に人との関わりがある仕事
これまでに３つのやっておくといいことを紹介しましたが、全ては人とのコミュニケーションを取るための手段だと思ってください。
エクセルが少し詳しいと、先生からヘルプをもらい結果的に、先生の現況などいろいろな話をしてもらえることに繋がります。
特に引っ越しや扶養などは日常の会話から情報を得ることもあるため、先生とのコミュニケーションはとても重要だと覚えておいてもらえるといいです。
相変わらずめちゃくちゃな文ですが、こんな感じで、4月までに心の準備をしておいてください！
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